PROTECCIÓN DEL INFORMANTE

1. Ámbito objetivo de aplicación

1. El ámbito objetivo de aplicación hace referencia a las materias y conductas que deben ser reportadas a través del Sistema Interno de Información. El Sistema Interno de Información de la Sociedad permite reportar las siguientes conductas:

• Infracciones referidas a: (i) contratación pública; (ii) servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo; (iii) seguridad de los productos y conformidad; (iv) seguridad del transporte; (v) protección del medio ambiente; (vi) protección contra las radiaciones y seguridad nuclear; (vii) seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales; (viii) salud pública; (ix) protección de los consumidores; (x) protección de la privacidad y de los datos personales, y la seguridad de las redes y los sistemas de red y de información;
• Infracciones que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea;
• Infracciones que incidan en el mercado interior, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades; y
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, incluyendo, entre ellas, todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

1. Asimismo, el Sistema Interno de Información permite:

• Comunicar cualesquiera actos presuntamente ilícitos o constitutivos de incumplimientos del Código de Conducta, del Programa de Cumplimiento Normativo o de cualesquiera de los procedimientos o políticas que componen la normativa interna de la Sociedad, así como cualesquiera conductas irregulares o poco apropiadas a juicio del informante; y
• Formular consultas sobre interpretación y aplicación de los manuales o normativa interna de obligado cumplimiento o en caso de duda o preocupación sobre si una determinada situación podría ser considerada un acto de los enunciados en los puntos anteriores.

Estas últimas comunicaciones y consultas están expresamente excluidas del ámbito de regulación y protección previsto en la Ley 2/2023, de 23 de febrero. Lo anterior será comunicado a quién presente informaciones por el Sistema Interno de Información que queden extramuros de dicha regulación.

1. Ámbito subjetivo

El ámbito subjetivo de aplicación comprende la delimitación de aquellas personas que pueden comunicar, a través del Sistema Interno de Información, su conocimiento o sospecha sobre las conductas detalladas en el ámbito objetivo de aplicación.

1. La obligación de informar a través de los cauces integrados en el Sistema Interno de Información de la Sociedad se extiende a todos los trabajadores, altos directivos y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la Sociedad, incluidos los miembros no ejecutivos, así como a los voluntarios, becarios y trabajadores en período de formación con independencia de que perciban o no una remuneración («Empleados«), sin miedo a ser objeto de despido o de cualquier otro tipo de represalia.

1. La posibilidad de informar a través de cualquiera de los cauces previstos en el Sistema Interno de Información se extiende también a: (i) los accionistas y partícipes; (ii) cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores; (iii) aquellas personas que comuniquen información sobre las infracciones comprendidas en el ámbito objetivo de aplicación obtenida en el marco de una relación laboral ya finalizada con la Sociedad; y (iv) aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual («Terceros«).

Tienen la condición de informante, a los efectos del Sistema Interno de Información, los Empleados y Terceros anteriormente mencionados.

1. Responsable del Sistema Interno de Información

El órgano de administración de la Sociedad, en su condición de máximo responsable de la implantación del Sistema Interno de Información, es competente para designar, destituir o cesar a la persona física u órgano colegiado responsable de la gestión del Sistema Interno de Información.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 2/2023, la persona encargada de la gestión del Sistema Interno de Información es el Responsable del Sistema. Dicha persona coincide con el Compliance Officer de la Sociedad, y ello sin perjuicio de las funciones de supervisión y control atribuidas al Órgano de Supervisión y Control de la Sociedad al que este último pertenece.

El Responsable del Sistema desarrolla sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la Sociedad, sin recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y dispone de todos los medios personales y materiales para llevarlas a cabo.

En caso de vacante, ausencia o enfermedad del Responsable del Sistema, le sustituirá en su función en relación con el Sistema Interno de Información y las investigaciones internas otro miembro del Órgano de Supervisión y Control designado a tal efecto por este órgano (“Sustituto del Responsable del Sistema”), quien será notificado de esta circunstancia por el propio Órgano de Supervisión y Control.

No obstante lo anterior, tanto el Responsable del Sistema como el Sustituto del Responsable del Sistema, en caso de considerarlo necesario para la adopción de medidas correctoras en la Sociedad, como lo es la buena llevanza de una investigación interna desde su inicio, y garantizando siempre la confidencialidad de la información, podrán solicitar soporte al departamento interno correspondiente en aquellos casos en los que por la materia concreta se requiera su participación para apoyar en la tramitación del proceso regulado en el Sistema Interno de Información, y ello sin que estos colaboradores tengan que acceder necesariamente a datos personales específicos. Lo anterior se entiende sin perjuicio de las labores de supervisión y control atribuidas al Órgano de Supervisión y Control de conformidad con la normativa interna de la Sociedad.

1. Principios y garantías

1. Se garantiza la confidencialidad de las denuncias que se reciban, preservando la identidad y la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada (denunciado), así como de la persona que hubiera comunicado los hechos a través del Sistema Interno de Información (informante), en caso de que se hubiera identificado. Asimismo, podrán realizarse denuncias anónimas garantizándose el anonimato del informante. Se garantiza asimismo la confidencialidad de la documentación generada durante la eventual investigación interna que se tramite a raíz de la formulación de una denuncia.

Se prohíbe expresamente divulgar información sobre las denuncias o eventuales investigaciones internas posteriores. El incumplimiento de este deber será objeto de las sanciones disciplinarias oportunas de acuerdo con la normativa en cada caso aplicable.

1. Se garantiza el deber de formular consultas y comunicar los actos comprendidos en el ámbito objetivo de aplicación del Sistema Interno de Información con absoluta libertad y sin temor a represalias. En consecuencia, queda rigurosamente prohibido adoptar medida alguna contra cualquiera de los sujetos comprendidos en ámbito subjetivo de aplicación que constituya una represalia, amenaza o tentativa de represalia, o cualquier tipo de consecuencia negativa por haber formulado una denuncia. Tales medidas serán nulas de pleno derecho.

La prohibición de represalias prevista en el párrafo anterior también se aplicará, en su caso, a:

• Personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso, así como, si los hubiere, a los representantes legales de los trabajadores en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante;
• Personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante; y
• Personas jurídicas para las que el informante trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa.

Sin perjuicio de lo previsto en los párrafos anteriores, se adoptarán las medidas disciplinarias que procedan cuando la denuncia sea falsa o haya sido formulada de mala fe o cuando las informaciones que se remitan se hayan obtenido de manera ilícita. Se presume la buena fe salvo evidencia en contrario.

Asimismo, cualquier conducta dirigida a impedir o entorpecer la interposición de una denuncia será asimismo sometida a investigación y objeto en su caso de sanciones disciplinarias de la Sociedad.

El Responsable del Sistema valorará desde una óptica ex ante la probabilidad de que el informante pueda sufrir algún tipo de represalia o perjuicio por los hechos denunciados y, en caso de que se concluya sobre la existencia de un riesgo real de represalia, adoptará las medidas oportunas con el fin de minimizar dicho riesgo atendiendo a las circunstancias concurrentes.

1. No se aceptará por los cauces previstos en el Sistema Interno de Información aquella información que pueda haberse obtenido de manera ilícita, por no ser razonable que la persona que la aporte haya tenido acceso a la misma de manera lícita o por no ser de público acceso. Dicha información será rechazada y comunicado dicho rechazo al informante. Sin perjuicio de lo anterior, el Responsable del Sistema Interno de Información, podrá decidir continuar con la tramitación de la denuncia considerando la información lícita si fuese posible.

1. Se garantiza que la denuncia será recibida directamente por el Responsable del Sistema, exceptuando aquellos casos en los que la denuncia se dirija contra éste o cuando tenga que ser sustituido por ausencia justificada regulada en el Sistema Interno de Información, sin que el informante tenga que comunicar previamente su denuncia a un superior jerárquico o cualesquiera otros órganos intermedios.

1. Se garantiza el respeto riguroso de los derechos del informante desde la interposición de la denuncia hasta la finalización de la investigación interna y adopción, en su caso, de las medidas que pudieran derivarse de la misma, con las únicas limitaciones previstas en la ley.

1. Se garantiza el respeto riguroso de los derechos de la/s persona/s denunciada/s, desde la interposición de la denuncia por el informante hasta la finalización de la investigación interna y adopción, en su caso, de medidas que pudieran derivarse de la misma, con las únicas limitaciones previstas en la ley.

1. El Responsable del Sistema velará por que no se ponga en riesgo innecesariamente ni el derecho a la presunción de inocencia ni el prestigio y reputación del denunciado o de la Sociedad.

1. Se garantiza el respeto de la legislación aplicable de protección de datos en el procedimiento de tramitación de la denuncia y en el eventual procedimiento de investigación interna posterior.

1. Se garantiza la difusión, de forma clara y fácilmente accesible, de la existencia, uso, utilidad y principios y garantías del Sistema Interno de Información y de las investigaciones internas, para todas las personas comprendidas en el ámbito subjetivo de aplicación, a través de la página web (en la página de inicio, en una sección separada y fácilmente identificable) de AZ Capital y, además, mediante comunicación y formación dirigida a todos los empleados de la Sociedad sobre la obligación de formular comunicaciones a través del Sistema Interno de Información como cauce preferente.

1. Derechos y obligaciones del informante

Se considera informante a los Empleados y Terceros que, en uso de los canales establecidos, comuniquen o revelen infracciones previstas en el apartado 1.A., y que tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporte pruebas concluyentes.

Los derechos y obligaciones del informante previstos en el presente apartado son aplicables desde la interposición de la denuncia, y se extienden a las investigaciones internas y a las medidas posteriores que pudieran derivarse de las mismas, salvo limitaciones legales.

Se garantizan los siguientes derechos y obligaciones del informante:

1. Obligación de informar: Los Empleados que tengan conocimiento de la comisión, por parte de la Sociedad, sus trabajadores y directivos, o de un tercero en sus relaciones con los anteriormente citados, de un acto comprendido en el ámbito objetivo de aplicación del Sistema Interno de Información, deberán comunicarlo a través del Sistema Interno de Información como cauce preferente.

El incumplimiento de esta obligación será constitutiva de infracción y objeto de sanción disciplinaria en los términos previstos en el sistema disciplinario de la Sociedad.

2. El informante tendrá derecho a decidir si desea formular la comunicación de forma anónima o no anónima; verbalmente o por escrito; en este segundo caso se garantiza la reserva de identidad del informante, de modo que esta no sea revelada a las personas involucradas en los hechos denunciados ni a terceros.

3. La denuncia no tendrá que pasar por los superiores jerárquicos del informante ni por cualesquiera otros órganos intermedios, sino que será recibida directamente por el Responsable del Sistema a través de las herramientas comprendidas en el Sistema Interno de Información de la Sociedad, para poder garantizar al informante de buena fe que no sufrirá represalia o sanción alguna por el hecho de formular denuncia y la confidencialidad de su identidad (en caso de que la denuncia no sea anónima) y de la información y documentación comunicadas.

4. Los datos del informante no se revelarán y serán confidenciales incluso en el caso en el que el denunciado ejercite su derecho de acceso a sus datos personales. En este supuesto, se negará al denunciado el acceso a la información específica sobre la identidad del informante.

5. La identidad del informante solo será accesible y no estará protegida por la obligación de confidencialidad cuando una norma prevea su revelación o se solicite por la Autoridad judicial, el Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Sin embargo, se informará de ello al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.

6. Como única excepción a la regla anterior, la identidad del informante tan solo se facilitará, en caso de ser necesario, a los profesionales internos de la Sociedad que intervengan directamente en la eventual investigación interna, sobre los que recae un estricto deber de confidencialidad y ello de conformidad con la normativa de protección de datos que resulta de aplicación. Asimismo, la identidad del informante podrá ser comunicada a los profesionales externos que participen en la eventual investigación interna (abogados, equipo forensic, etc.), sobre los que recae idéntico deber de confidencialidad. Igualmente, la identidad del informante podrá ser comunicada a la autoridad a quien en su caso se traslade el resultado de la eventual investigación interna (Juez Instructor, Ministerio Fiscal o autoridad administrativa pertinente) en los casos previstos en la normativa de aplicación.

7. El incumplimiento de las referidas obligaciones de confidencialidad, así como la inobservancia de la prohibición de represalias, constituirán una infracción muy grave en el sistema disciplinario de la Sociedad, salvo que la denuncia haya sido realizada de mala fe.

8. Se considerará que existe mala fe cuando la denuncia sea realizada con conocimiento de su falsedad o con temerario desprecio hacia la verdad. En estos casos, se procederá a la imposición de las sanciones disciplinarias oportunas.

9. El informante tiene la obligación de colaborar con el Responsable del Sistema cuando sea requerido para ello, salvo supuestos de denuncia anónima.

10. El informante será informado de forma clara y accesible sobre los procedimientos de denuncia externa ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

11. El informante podría solicitar la asistencia de un abogado durante la tramitación de la investigación interna, lo cual será sometido a consideración del Responsable del Sistema. En caso de admitirse, el coste será sufragado por el informante.

1. Derechos y obligaciones del denunciado

Los derechos y obligaciones del denunciado o investigado previstos en el presente apartado son aplicables desde la interposición de la denuncia, y se extienden a las investigaciones internas y a las medidas posteriores que pudieran derivarse de las mismas, salvo limitaciones legales.

1. El denunciado o investigado tiene derecho a ser informado de la existencia de la investigación tan pronto como sea posible, a recibir información sobre los hechos que se le atribuyen y a ser oído en cualquier momento.

2. No obstante, estará justificado el retraso de la referida notificación por un plazo razonable si existe un riesgo real de que ello ponga en peligro la investigación. El objetivo de esta medida es preservar las pruebas de cara a evitar su alteración o destrucción por parte del denunciado o investigado. Sin embargo, se realizará de manera restrictiva caso por caso y haciendo una ponderación de los intereses en riesgo.

3. El denunciado o investigado tiene derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y de los datos de la investigación interna.

4. El denunciado o investigado tiene derecho a ser informado de todos los derechos y obligaciones que se derivan de su situación de denunciado o de investigado.

5. El denunciado o investigado tiene el deber de comparecer ante el Responsable del Sistema teniendo derecho a no contestar a todas o parte de las preguntas que se le formulen.

6. El denunciado o investigado será informado de su derecho a estar asistido de abogado y/o representante de los trabajadores, cuando los hechos puedan ser constitutivos de infracción penal. Si se descubre que los hechos pueden ser constitutivos de infracción penal durante una entrevista con el denunciado, se procederá a informar al declarante, suspender la entrevista en ese momento y ofrecerle al denunciado la posibilidad de ser asistido por la representación de los trabajadores y/o su letrado -cuyos honorarios correrán a cargo del denunciado o investigado-. La entrevista se reanudará una vez puedan comparecer los representantes designados o, en su caso, tras haber realizado renuncia expresa -la cual deberá realizarse por escrito e incorporarse al expediente-.

7. El denunciado o investigado tiene derecho a defenderse y, por tanto, puede aportar en cualquier momento de la investigación su versión de los hechos y los indicios de descargo.

8. La gestión de la investigación se realizará con el máximo respeto al honor y a la presunción de inocencia del denunciado o investigado.

9. El investigado podrá solicitar una copia del resultado de su comparecencia ante el Responsable del Sistema.

10. El denunciado o investigado deberá mantener confidencialidad en relación con la existencia de la investigación y no podrá amenazar o coaccionar a cualquier persona que esté colaborando con la investigación interna. El incumplimiento de estas dos obligaciones puede acarrear la imposición de sanciones disciplinarias dentro de la Sociedad, sin perjuicio de otras responsabilidades penales, civiles o administrativas en que pudiese incurrir el denunciado en estos casos.

11. El denunciado o investigado tiene derecho a ser informado del tratamiento que se va a dar a sus datos, a la denuncia, y a sus derechos en materia de protección de datos. Para ello, AZ Capital facilita una nota de privacidad que describe conjuntamente los tratamientos realizados en el contexto del Sistema Interno de Información y del desarrollo de cualesquiera investigaciones internas. Esta nota de privacidad está disponible en todo momento en la intranet y en la web de AZ Capital. Se proporcionará a los denunciados la nota de privacidad referida en un plazo razonable, y a más tardar en el plazo de un mes desde la recogida de sus datos personales a través de la denuncia. No obstante, estará justificado el retraso en facilitar la referida nota de privacidad por un plazo razonable si existe un riesgo real de que ello ponga en peligro la investigación.

12. En caso de que la investigación requiera el acceso a los Recursos Tecnológicos utilizados por el denunciado o investigado, a sus efectos personales o taquilla, el investigado tiene derecho a estar presente en el acceso y podrá solicitar la presencia de un representante de los trabajadores o testigo, excepto que ello ponga en peligro el curso de la investigación. En este caso, una vez desaparezca dicho peligro, se comunicará al investigado el acceso efectuado.

13. Cuando se haya informado al investigado sobre la existencia de la investigación interna y los hechos que se le atribuyen, el investigado será informado del resultado de la investigación. En todo caso, cuando se vaya a imponer una medida disciplinaria como consecuencia de las averiguaciones realizadas, el investigado será informado del resultado de la investigación y de las medidas que vaya a adoptar la Sociedad como consecuencia de la misma, todo ello de conformidad con la legislación aplicable.

14. En caso de que la denuncia resulte falsa tras la investigación, el denunciado o investigado tiene derecho a que así figure en el registro de denuncias.

15. En caso de que se acredite durante la investigación que la denuncia ha sido realizada de mala fe, el denunciado será informado a los efectos de que pueda ejercitar las acciones legales que a su derecho correspondan.

1. Tramitación de las denuncias recibidas

A las denuncias recibidas a través del Sistema Interno de Información se les dará la siguiente tramitación:

1. Denuncias dirigidas contra personas distintas del Responsable del Sistema

• (i) El Responsable del Sistema debe acusar recibo de la comunicación al informante en el plazo máximo de siete (7) días naturales siguientes a su recepción, siempre y cuando no se ponga en peligro la confidencialidad de la comunicación. En caso de que la denuncia no esté comprendida en el apartado 1.A. para ser considerada una denuncia, se informará de ello al informante.
• (ii) Asimismo, realizará una valoración preliminar sobre la subsunción de la información recibida en el ámbito objetivo de aplicación del Sistema Interno de Información, sobre si la denuncia entra dentro del ámbito de protección y aplicación de la normativa de protección del informante, así como sobre la consistencia y verosimilitud de los hechos relatados, pudiendo solicitar información adicional a la persona informante si se considerara necesario (si ésta estuviese identificada, salvo que el informante hubiese renunciado a recibir comunicaciones).
• (iii) Realizado este análisis preliminar, el Responsable del Sistema decidirá, en un plazo no superior a quince (15) días hábiles desde la fecha de entrada en el registro de la información, si admite a trámite la denuncia.
• (iv) Si se inadmitiese a trámite la denuncia, tal inadmisión se comunicará al informante dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a su derecho a recibir comunicaciones.
• (v) Admitida a trámite la denuncia, el Responsable del Sistema desarrollará una investigación interna de los hechos de conformidad con la normativa interna de la Sociedad y bajo la observancia de los principios, garantías y derechos recogidos en el presente documento.
• (vi) El plazo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a 3 meses a contar desde el acuse de recibo o, si no se remitió, a 3 meses a partir del vencimiento del plazo de 7 días después de efectuarse la denuncia, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo hasta 3 meses adicionales.
• (vii) Una vez finalizada la investigación, si se demuestra que la infracción denunciada está justificada, se adoptarán las medidas correspondientes de acuerdo con los procedimientos de la Sociedad y la legislación aplicable.

El informante podrá solicitar información adicional a través de los mismos cauces previstos para la formulación de las denuncias.

1. Denuncias dirigidas contra el Responsable del Sistema

Cuando el denunciado sea el Responsable del Sistema, la denuncia se remitirá por carta a la atención del resto de integrantes del Órgano de Supervisión y Control de la Sociedad en la dirección postal del domicilio social de la Sociedad tal y como éste conste en cada momento publicado en la web de la Sociedad o por correo electrónico a la dirección de algún miembro del Órgano de Supervisión y Control. En este supuesto, todo el proceso de tramitación de la denuncia, así como la investigación interna, será llevado a cabo por el personal no conflictuado que designe el Órgano de Supervisión y Control de la Sociedad y podrá ser en su caso externalizado completamente en profesionales adecuados.